Eventos corporativos “llave en mano” ¿presencial, streaming o híbrido?

Los eventos corporativos se organizan para congregar a clientes y partners en un espacio distendido, transmitir una serie de aprendizajes a la audiencia, establecer contactos valiosos a través del networking o, sencillamente, para dejar huella. En algunos eventos corporativos internacionales por Asia y América, incluso nos han confesado que surgen conversaciones profesionales y oportunidades de negocio más interesantes durante la parte de viaje de incentivos (cenas, visitas turísticas, fiestas y bailes…), que durante los congresos y debates.

Según el objetivo planteado, se puede celebrar un evento presencial, uno online o un híbrido que cubre ambos panoramas. Y ojo, porque un evento online puede realizarse al 100% en remoto o adaptar elementos del evento presencial o de formatos televisivos para optar por un evento online potente, veamos un ejemplo AQUÍ

Independientemente de la modalidad, la organización del evento debe valorar la opción de confiar en una agencia o en una productora audiovisual que se encargue de la realización audiovisual durante el evento. En Equilateral, ofrecemos un servicio “llave en mano” trabajando desde el diseño de producción hasta la entrega de las fotos y piezas de vídeo realizadas durante el evento. Además, nos encargamos de la coordinación técnica durante el directo, incorporando elementos propios de la televisión: timing y escaleta, coordinación técnica, realización multicámara y traducción simultánea, entre otros.

¿Evento corporativo presencial o mejor online?

La mayor ventaja de un evento presencial está en la misma presencialidad. Establecer un vínculo entre los asistentes es mucho más sencillo por la cercanía física, calidez y transparencia que permite el cara a cara. Otro punto a favor es la generación de contenido audiovisual. En Equilateral, nos encargamos de la cobertura de vídeo y fotografía del evento. Estas son algunas de las necesidades que cubrimos:

  • Galería fotográfica

  • Fotos de grandes grupos

  • Vídeo-resúmenes del evento

  • Entrevistas

  • Grabación y realización del evento para transmitir a posteriori -en diferido-  por streaming

  • Contenido para redes sociales

  • Making of

Sin embargo, la consolidación de las alternativas virtuales es también un hecho y tiene ventajas como la facilidad de conciliar la agenda y de evitar el desplazamiento tanto a ponentes como a asistentes, la reducción de costes y el llegar fácilmente a una audiencia internacional.

Al final, no hay una respuesta buena, lo que hay son necesidades diferentes que se adaptan mejor a las ventajas y desventajas de una u otra modalidad. De hecho, la mayoría de nuestros clientes de eventos han terminado por establecer una agenda donde algunos de sus eventos son únicamente presenciales, otros son sólo online y, en ocasiones, híbridos.

Nuestra amplia experiencia internacional nos permite conocer a fondo las necesidades de cualquier modalidad de evento y, por tanto, podemos aportar un plus que hará que destaques por encima de los estándares.

Antes del evento corporativo, es esencial revisar todo el material gráfico que se utilizará durante la jornada. La línea gráfica del evento no se aplica únicamente en los diseños y creatividades enfocadas al trabajo de mailing, redes o escenografía. Sino que también debe verse reflejada en los Powerpoints, imágenes o vídeos que se utilizarán durante las jornadas. Comprobar que funcionan offline y que no existe ningún problema de reproducción es parte de nuestra rutina para evitar cualquier error en el directo.

También ayudamos en la revisión formal de las presentaciones de los ponentes (PowerPoint, prezi o similares). Incluso hemos guionizado speeches creativos de directivos y hemos ensayado con ellos el lenguaje no verbal y la puesta en escena.

Traducción simultánea

En plena era de la globalización es habitual contar con speakers internacionales. Si es el caso, no hay que olvidar la traducción simultánea. En la agencia, contamos con proveedores y empresas de traducción con las que hemos trabajado para eventos multinacionales, coordinando hasta cinco idiomas con traducción simultánea, servicio que puede aplicarse tanto al evento online como al presencial.

Esta diversidad lingüística también está presente en las butacas del público. No debemos olvidar que, además de entender el contenido de las ponencias, deben poder compartir su punto de vista. Con nuestra experiencia y la tecnología apropiada, hacemos posible la interacción con la audiencia, generando debates dinámicos. De esta manera, tu evento será realmente útil para tu público objetivo y, por tanto, memorable.

Delegar las tareas audiovisuales en nuestros profesionales es la clave del éxito para cualquier evento.

Borja Martínez Oliete. CEO y Responsable de Desarrollo de Negocio

Carla Bravo Ginés. Responsable Júnior de Proyectos y Guionista

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